Prozesstag im DRK-Kreisverband Böblingen: Mitarbeitende erarbeiten Veränderungen für alle Mitarbeitenden

30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DRK-Kreisverbands Böblingen sind kürzlich zum ersten Prozesstag in Sindelfingen zusammengekommen. Dabei haben sie in kleineren Arbeitsgruppen für verschiedene Themen die nötigen Abläufe neu in Arbeitsschritte strukturiert und optimiert. Herausgekommen sind über ein Dutzend neue Anleitungen für das tägliche Arbeitsleben, die ab April auch umgesetzt werden sollen und alle Mitarbeitenden des Kreisverbands betreffen. „Das verändert das Unternehmen“, stellte ein sichtlich zufriedener Kreisgeschäftsführer Wolfgang Hesl fest, nachdem alle Arbeitsgruppen die Ergebnisse der von ihnen erarbeiteten Prozesse vorgestellt hatten.

Ein Prozess im Unternehmen ist eine verbundene Folge von Aktivitäten mit einem gewünschten Ergebnis als Ziel. Wenn die Abläufe reibungslos und effizient funktionieren, kann ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich sein. Die verschiedenen Schritte auf dem Weg zum Ziel haben die Prozesstag-Teilnehmenden in übersichtlichen Pfeil-Diagrammen präsentiert, die es in diesen Tagen noch zu überarbeiten gilt. Denn bei den Präsentationen vor versammelter Mannschaft kamen noch die einen oder anderen Anregungen und Änderungswünsche von den Zuhörenden auf.

Befasst haben sich die Arbeitsgruppen mit der Reihenfolge der nötigen Schritte bei der Aufnahme von neuen Kolleginnen und Kollegen, dem sogenannten Onboarding, in den verschiedenen Abteilungen, wobei die Abläufe beim Rettungsdienst gänzlich andere sind als bei Verwaltungsmitarbeitenden. Andere Arbeitsgruppen haben sich mit dem Offboarding beschäftigt, also alle nötigen Schritte in der richtigen Reihenfolge ins Diagramm gebracht, die zu erledigen sind, wenn eine Person das Unternehmen verlässt. Weitere Themen der Arbeitsgruppen waren Investitionen (mit den Schritten von der Bedarfsmeldung bis zum Auslösen der Bestellung), das Beantragen von Fahrten mit Poolfahrzeugen, das Bestellen von Dienstfahrzeugen, das richtige Handeln bei Personalbedarfsmeldungen, der Rechnungslauf, die nötigen Schritte bei der Bewohner-Aufnahme im Altenpflegeheim, die Abläufe für die Erstellung von Werbematerialien und Presseartikeln sowie die richtige Reihenfolge bei der Organisation von Veranstaltungen von der Raumbuchung bis zur Nachbesprechung.

Einige bestehende Prozesse werden sich ab April verändern. So haben sich die Prozesstag-Teilnehmenden beispielsweise darauf geeinigt, dass alle Bestellungen künftig gesammelt und nur noch zweimal im Monat ausgelöst werden, jeweils am 15. und 28. Kalendertag. Dadurch soll der Finanzbuchhaltung die Arbeit erleichtert werden. Zudem wird der Mindestbestellwert leichter erreicht und bei Sammelbestellungen sind Rabatte denkbar. Ausnahmen werden aber weiterhin zugelassen, zum Beispiel wenn Skonto-Fristen ablaufen.

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